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Ausgangslage/Ziel Im Unternehmen stellt sich immer öfter Frage, wie über den Umgang mit den Dokumenten. Bis vor kurzer Zeit stellte man sich nur die Frage, wie kann ich mein momentan mein Geschäft rationeller betreiben. Dass die Dokumente auch nach 10, 20 oder mehr Jahren aufbewahrt werden müssen, wurde oft schlicht verdrängt. Seit einiger Zeit wuchs das Verständnis, dass auch nach Jahren die Geschäftstätigkeit belegt werden muss und dass die digitalen Dokumente auch lesbar und korrekt sein müssen. Die hohen, regelmässig anfallenden Migrationskosten belasten Erfolgsrechnungen bereits spürbar und mit Tendenz zunehmend. Die Kunden gehen davon aus, dass der Lieferant die Pläne und die Realisierungsunterlagen von früheren Auf-trägen findet. Die bedeutet nicht nur ein Goodwill-Vorsprung, sondern auch ein Vorsprung im Wettbewerb für den Folgeauftrag. Die Unternehmen wollen ihre digitalen und analoge Dokumente nach den gleichen Richtlinien und der glei-chen Findsicherheit aufbewahren. Sie wünschen die Ordnung und Langlebigkeit von analogen Dokumenten und die schnelle Findbarkeit und Verfügbarkeit der digitalen Dokumente. Diesem Ziel ist zu entsprechen in dem die notwendigen technischen und organisatorischen Instrumente zur Verfügung gestellt werden.
Das Vorgehen Das Konzept wird stufenweise entwickelt. Zusammen mit dem Kunden werden die Schritte geplant, Erkenntnisse gewonnen und umgehend in die Planung der nächsten Schritte angewendet. Als erstes wird in einer Vorstudie die Situation erfasst, die Schwachpunkte festgehalten und die Lösungsrichtungen evaluiert. Dabei werden insbesondere die Spezialitäten des Unternehmens, deren Kunden und die gesetzlichen Verpflichtungen einbezogen. Das erstellte Grobkonzept zeigt die Anforderungen in den 4 Bereichen Geschäftsverwaltung, Dokumentenmanagement, Prozesslandschaft und Organisation auf. In/Outsourcing, Recovery von physischen und digitalen Unterlagen, Organisation, Kosten, Raumbedarf, anzuwendende Technikmittel. In der zweiten Stufe werden die Details wie technische Kanäle, Prozesse, Auf-gaben, Reaktionszeiten, Räume, usw. beschrieben. Das jeweilige Abtiefen der Themenkreise erfolgt punktuell und richtet sich an vorgegebenen Richtlinien und Bedürfnissen des Unternehmens.
Die Leistungen ü Erfassen Situation der Firma in ihrem Umfeld. ü Erstellen SWOT orientiert an den Bedürfnissen und Möglichkeiten des Kunden (kein Overkill). ü Erstellen eines Grobkonzeptes unter Berücksichtigung der IST-Realitäten. ü Einbezug der Langfristigkeit, insbesondere der Aufbewahrungs- und der Archivbedürfnisse ü Erstellen von Vorgehensvarianten, Entscheidgrundlagen und Vorgehenspläne. ü Begleitung bei der Umsetzung unter Einbezug von anerkannten Spezialisten. ü Periodische Audits, zur Sicherung der Langfristziele.
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Integrales Akten- und Prozess-Management |
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Professioneller Umgang mit Informationen |