Geschäfts-Prozesse und Office-Automation

Ausgangslage/Ziel

In einem Unternehmen findet man grundsätzlich 2 Arten von Prozessen.
a) die allgemeinen, kaufmännischen Prozesse

b) die Fachprozesse, welche die Firma benötigt, um ihre spezielle Marktleistung zu erbringen (z.B. Produktion von Waren).

In den meisten Unternehmen sind die Fachprozesse sehr gut dokumentiert, gepflegt und auch zertifiziert. Diese Prozesse werden meist durch ausgeklügelte Informatiksysteme unterstützt. In der Beherrschung dieser Prozessen liegt die Stärke der Firma. Sie bilden das Rückgrat und das Alleinstellungmerkmal.

Die kaufmännischen Prozesse werden ausser den Finanz– und Personalprozessen eher wenig gepflegt. Der härtere Wind am Markt verlangt eine bessere Dokumentation bis hin zu einer systematischen Nachvollziehbarkeit der ganzen Geschäftstätigkeit.

Es besteht das Ziel, diese kaufmännischen Prozesse besser zu erkennen, zu optimieren und zu pflegen. Dadurch soll die Sicherheit im täglichen Geschäftsverkehr zurück gewonnen werden.

 

Das Vorgehen

In einem ersten Schritt wird ein Überblick und die Prozesslandkarte erstellt. Nach eingehender Würdigung der vorliegenden Fakten werden die für den kaufmännischen Geschäftsverkehr relevanten Prozesse herausgearbeitet und in zwei Gruppen aufgeteilt. Für die ersten, die generischen Prozesse, werden die Vorgänge bestimmt, daraus Module definiert und an Praxisbeispielen getestet.
Für die zweiten, die für das Unternehmen vitalen Prozesse, werden genau studiert, ev. optimiert und dann als fixe Prozesse definiert und programmiert (z. B. Freigabeprozesse von Verträgen).

Nach der Einführung der Prozesse in Pilotanwendungen werden sie weiter optimiert und im DMS aufgeschaltet.

Es muss auch bereits zu Beginn festgelegt werden, wie Prozesse geändert oder gepflegt werden.

 

Die Leistungen

ü Erfassen und aufzeichnen einer allgemeinen Prozesslandschaft

ü Generische Geschäftsprozesse erkennen, aussortieren und vertieft beschreiben.

ü Für das Aktenmanagement relevante Fachprozesse ausscheiden und Detaillierung bestimmen

ü Prozesse, welche einen standardisierten Ablauf verlangen, dokumentieren (z.B. Freigabeprozess)

ü Bausteine für adhoc-Prozesse erkennen, aufzeichnen und deren Anwendung beschreiben

ü Anforderungen an die Pflege der Prozesse bestimmen.

 

 

 

 

 

 

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