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Ausgangslage/Ziel Im Unternehmen stellt sich immer öfter Frage, wie über den Umgang mit den Dokumenten. Bis vor kurzer Zeit stellte man sich nur die Frage, wie kann ich mein momentan mein Geschäft rationeller betreiben. Dass die Dokumente auch nach 10, 20 oder mehr Jahren aufbewahrt werden müssen, wurde oft schlicht verdrängt. Der Gesetzgeber, z.B. die Mehrwertsteuer verlangt 20 Jahre bei Immobilien, schreibt eine lückenlose Aufbewahrung vor. Dies bedeutet, dass auch digitale Dokumente auch nach dieser Zeit gefunden werden und noch lesbar sind. Aus heutiger Sicht eine respektable Aufgabe. Die Kunden gehen davon aus, dass der Lieferant die Pläne und die Realisierungsunterlagen von früheren Auf-trägen findet. Die bedeutet nicht nur ein Goodwill-Vorsprung, sondern auch ein Vorsprung im Wettbewerb für den Folgeauftrag. Die Unternehmen wollen ihre digitalen und analoge Dokumente nach den gleichen Richtlinien und der gleichen Findsicherheit aufbewahren. Sie wünschen die Ordnung und Langlebigkeit von analogen Dokumenten und die schnelle Findbarkeit und Verfügbarkeit der digitalen Dokumente. Diesem Ziel kann mit dem Einführen der entsprechenden technischen und organisatorischen Instrumente entsprochen werden.
Das Vorgehen Für die Lösung dieses Problems müssen 4 Themenkreise beachtet werden: 1. Dokumentaufbau: 2. Ablage (Prozesse, Dossiers, Ablagen): 3. Langfristszenario: (Document-Life-Cycle) 4. Dokumentenaustausch: (Interoperabilität, z.B. Standard e-ch 0039)
Diese 4 Schwerpunkte sind zu analysieren und entsprechend der Akten-Führungs-Grundsätze sind Teilkonzepte zu erarbeiten. Diese werden mit den betroffenen Stellen ausdiskutiert, damit nicht eine „Schreibtischversion“ entsteht. Nach der Optimierung wird in einem Desk-Check die Machbarkeit überprüft bevor mit einer ersten Pilotgruppe begonnen werden kann.
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Professioneller Umgang mit Informationen |