Organisation oder Erstellen von Org-Ware

Ausgangslage/Ziel

Für die Dokumente und Geschäfte eines Unternehmens oder eines Projektes sicher zu führen, sind Regeln und Richtlinien einzuhalten. Sie werden durch die Rechtsstruktur der Firma, den Weisungen des Verwaltungsrates und die Gesetzgebung im Allgemeinen bestimmt. In diesen Rahmen müssen sowohl einfache, wie auch effiziente Instrumente definiert und anschliessend auch durchgesetzt werden.

Durch den sehr direkten, elektronischen Arbeitsprozess müssen diese Regeln überdacht, neu definiert und anschliessend bekannt gemacht werden. Fehler im Umgang mit den Dokumenten können sich verheerend auf das Unternehmen auswirken. Es können Geschäftsgeheimnisse verloren gehen, es können Abmachungen nicht nachgewiesen werden, usw.

In diesem Umfeld lohnt es sich ein Organisationshandbuch zu erstellen, das den Umgang mit den Dokumenten festlegt.

Das Vorgehen

Die operative Geschäftsführung liegt bei der Direktion. Sie muss zu Beginn bestimmen, wie die Akten im Hause geführt werden. In einem Workshop mit den Verantwortungs- und Leistungsträger werden die Richtlinien und Vorgaben bestimmt. Dabei werden die Grundsätze festgehalten. Diese werden in den weiteren Schritten konkretisiert. Je nach gesetzlichen Bestimmungen müssen insbesondere das die Verantwortlichkeiten, die Klassifizierungen und Risikomanagement vertieft werden. Nach der Erarbeitung der einzelnen Kapitel wird das Handbuch nochmals der Geschäftsleitung vorgelegt und von ihr in Kraft gesetzt. Selbstsprechend können auch Teile schon früher in Kraft gesetzt werden.

Die Leistungen

ü Organisationshandbuch umfassend:

ü Rahmenbedingungen (Gesetze, Markt, Branchen)

ü Aktenführungsgrundsätze

ü Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (in Bezug auf Aktenführung)

ü Ressourcen (Human, Finanz)

ü Reporting (PCO, etc.)

ü Risiko– und Massnahmenmanagement

ü Diverse Definitionen (Datenherr, Projektorganisation, Arbeitsmethoden, etc. )

ü Ev. weitere Kapitel, falls sich durch die Praxis eine Notwendigkeit entwickelt.

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