Kostenexplosion durch unnötige Dokumentenkopien ...

professioneller Umgang
mit Informationen und Dokumenten

Die Ursachen:

> Von jedem Dokument werden viele Versionen abgelegt, welche später überzählig sind.

> Bei Mailwechseln werden alle Ping-Pong-Versionen abgelegt. Benötigt wird nur die letzte.

> Attachements werden an mehrere Personen parallel versandt. Jede Person speichert diese und generiert Mehrfachkopien.

> Jede unnütze Kopie wird 2 bis 3 mal gesichert. (Backup).

> Am Ende des Jahres werden die Datenbestände nicht gelöscht. Sie bleiben auf Jahre hinaus erhalten.

> Mailattachements werden in Mails und in den File-Dateien abgelegt und wenn mehrere Personen diese erhalten, dann werden sie mehrfach in Mails und File-Dateien abgelegt.

> Weil an mehreren Attachements weiter gearbeitet wird entstehen wieder Kopien der Dokumente, welche wiederum eine Mehrfachkette auslösen

 

Die Wirkung

> Viele Kopien von Dokumenten, die nicht gebraucht werden

> Kein Mensch hat noch einen Überblick

> Weil niemand den Überblick hat wird nicht gelöscht.

> Das Finden wird erschwert und zeitraubend.

> Es werden Dokumente migriert, die niemand mehr benötigt, aber die wichtigen und notwendigen Dokumente sind wie die Nadel im Heuhaufen

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